1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:
ü aprenda a dizer NÃO e seja firme;
ü atenda às pessoas em pé;
ü mantenha a porta da sala fechada;
ü continue escrevendo enquanto atende alguém;
ü filtre telefonemas e e-mails;
ü evite ser receptivo a visitantes inesperados;
ü retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
ü use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.
2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:
ü defina com clareza metas e objetivos;
ü determine responsabilidades e atribuições;
ü utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;
ü na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;
ü forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;
ü lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.
3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:
ü agende as reuniões com antecedência;
ü convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
ü defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
ü determine horário de início e término;
ü mantenha a pauta e busque a objetividade;
ü não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
ü promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
ü faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;
ü faça reuniões curtas em pé.
4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:
ü reserve horários para fazer e receber ligações;
ü relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
ü prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de informações;
ü identifique-se no início da ligação - as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;
ü deixe recados claros e concisos;
ü concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;
ü nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;
ü nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
ü encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.
5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:
ü desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;
ü mantenha-o em vibracall para atender urgências;
ü utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;
ü recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;
ü grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
ü considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;
ü evite atendê-lo quando estiver em casa.
6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:
ü instale um serviço anti-spam;
ü baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;
ü responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;
ü utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
ü organize pastas diversas para arquivamento;
ü crie regras de mensagens;
ü tenha uma assinatura eletrônica;
ü utilize um corretor ortográfico.
7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:
ü avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;
ü tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;
ü atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);
ü solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;
ü deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa.