Método GTD (Getting Things Done), de David Allen

Publicado por | Produtividade, Profissional de Sucesso

Método GTD

A dificuldade humana para gerir o tempo e tarefas, diante de uma lista de prioridades mal administradas muitas vezes fica evidente. Para colocar ordem na mente e deixá-la serena e livre para criar, David Allen desenvolveu um método chamado GTD (Getting Things Done).

O método GTD, conhecido mundialmente, torna-se um grande aliado para implantação de um fluxo de trabalho gerenciável, sem muitas complicações e estresse. Este artigo foi baseado em pesquisas bibliográficas com abordagem qualitativa e descritiva, com objetivo de descrever os cincos estágios do método GTD elucidando o caminho para a prática e aplicação do próprio método.

Conceitos iniciais – Método GTD

A carga de tarefas assumidas pelos profissionais no dia a dia tem aumentado de forma intensa, assim como a complexidade delas, o que exige dos profissionais que, ainda durante a execução de uma determinada tarefa, já tenham que se programar para a tarefa que deverá ser feita a seguir. Quando nos é exigida concentração para executar uma demanda, seja na vida pessoal ou profissional, em grande parte das vezes falhamos porque parte da concentração exigida é utilizada para pensar em problemas diversos, enquanto outra é destinada ao que deveria realmente reter toda a atenção: a tarefa que estamos processando no momento.

Em busca dos questionamentos sobre o que, quando e como fazer, David Allen criou um método que promete deixar a “mente livre”, relaxada e tranquila, com grande ganho em relação à produtividade, liberando espaço para que a criatividade possa fluir naturalmente. O método criado é o Getting Things Done (GTD), conhecido no Brasil através do livro que tem o título “A Arte de Fazer Acontecer”.

O GTD consiste em uma série de passos que devem ser executados para que haja uma organização das tarefas diárias. David Allen e alguns divulgadores do método GTD no Brasil, apresentam algumas ferramentas tecnológicas que dão importante suporte nos passos descritos no método. São ferramentas capazes de gerenciar tarefas e criar lembretes que facilitam na hora de organizar as atividades do dia a dia que tomam atenção.

Essas ferramentas permitem mobilidade, pois podem ser acessadas de diferentes dispositivos (computador, notebook, smartphone, tablet, entre outros), proporcionando ganho significativo em relação a produtividade. Esse estudo visa demonstrar as características e aplicabilidade do método GTD, algumas sugestões para a escolha da ferramenta a ser utilizada e como algumas delas implementam e auxiliam no fluxo de trabalho do próprio método.

Para explicitar o método GTD, é importante que se faça a conexão entre dois temas importantes: gerenciamento do tempo e produtividade. Sabe-se que a capacidade de gerenciar de modo adequado o tempo, pode impactar na produtividade. Gerenciar o tempo disponível é um processo em que se deve planejar de forma adequada e mais realista possível, quanto tempo será gasto em cada atividade específica do dia. Um gerenciamento inadequado é geralmente acarretado por falta de planejamento do dia, da não utilização de uma agenda para gerenciar os compromissos, assumir mais tarefas do que de fato é capaz de executar, interrupções desnecessárias em meio a atividades, entre outros.

Já produtividade, tem a ver com o gerenciamento do tempo, mas não somente, pois, resumidamente, produtividade significa produzir mais com menos, mas sempre atentando para que haja um equilíbrio, pois ela também pode se tornar algo negativo. Por exemplo, um funcionário que faz muitas horas extras por dia está entregando produtividade para a empresa, mas e sua saúde? Seus relacionamentos? No caso desse artigo, a produtividade a qual se deseja alcançar é a positiva e equilibrada, e o método GTD propõe exatamente isso, entregar mais, economizando o tempo que se tem disponível através de um senso de organização.

Para facilitar a implementação do método GTD e maior entendimento de sua organização, David Allen dividiu o GTD em 5 passos: coletar, processar, organizar, executar e revisar. Vamos comentar um pouco sobre cada uma delas.

Coletar

A coleta consiste em escrever em um pedaço de papel tudo aquilo que precisa ser feito. É importante anotar uma coisa por pedaço de papel. Assim, sua primeira missão como estreante em GTD é pegar o seu bloquinho e colocá-lo no bolso. Isso é importante mesmo!

Não vá em frente sem o seu bloquinho no bolso. Durante o dia você vai anotar nas folhas do bloquinho tudo aquilo que precisa fazer. Uma coisa por folha. É normal que ao final do dia você tenha anotado coisas assim no seu bloquinho:

  • Cortar o cabelo;
  • Entregar o trabalho de Administração de Redes na faculdade;
  • Sacar dinheiro para o fim de semana;
  • Consertar a luz da sala;
  • Retornar ligação do Marcos;
  • Finalizar a apresentação de terça;
  • Cobrar resposta do orçamento;
  • Comprar papel para impressora.

Lembre-se de anotar um item por folha de papel.

Ao final do primeiro dia, arranque todas as folhas anotadas e coloque-as na sua Caixa de Entrada.

Processar

O processamento ocorre da seguinte forma:

  1. Pegue o papel que está no topo da sua Caixa de Entrada;
  2. Veja qual é o assunto;
  3. Você tem que fazer algo? Ou seja, é um item de ação?
  4. Em caso de não ser um item de ação, você não precisa fazer nada agora com este item. Veja qual das três opções abaixo melhor lhe atenderá:

Você pode jogar fora? Se puder, jogue.
Você quer incubar este assunto para ver depois? Se sim, escreva este item na ficha TALVEZ, ALGUM DIA.
Você quer arquivar em uma pasta suspensa para referência posterior? Então crie a pasta e arquive.

Em caso de ser um item de ação, ou seja, algo que você precisa fazer:

  • Defina qual é a primeira ação que precisa ser feita para que o assunto evolua. Observe que é a primeira ação mesmo. Por exemplo, se no papel que você tem em mãos estiver escrito: “comprar impressora nova”, talvez a primeira ação seja pesquisar na internet qual impressora comprar. Tome cuidado para efetivamente identificar a primeira ação. Caso contrário a resolução do assunto em questão não vai evoluir.

Uma vez definida a primeira ação, continue respondendo às seguintes perguntas:

Você pode fazer a primeira ação agora em menos de dois minutos? Se sim, faça já!
Você pode delegar para alguém esta primeira ação? Se sim, faça já e anote o que delegou na ficha AGUARDANDO.

Ok, não deu para fazer em dois minutos nem para delegar, o jeito será adiar esta primeira ação.

Se essa ação tiver uma data em que precise ser realizada, ou tiver de ser feita ainda esta semana, anote-a já no seu calendário, na data em que precisa ser feita. Importantíssimo: só anote no seu calendário aquilo que precisa impreterivelmente ser realizado naquela data. Não encha o seu calendário com desejos. Registre apenas obrigações reais. Se o item não precisa ser feito em uma data específica, avance para o próximo passo.

@CASA – tarefas para fazer em casa;
@ESCRITÓRIO – tarefas para fazer no escritório;
@REUNIÕES – assuntos para conversar em reuniões;
@RUA – tarefas para fazer na rua. Ex.: farmácia, supermercado etc.;
@TELEFONEMAS – a fazer.

Excelente! E se este item que você tem em mãos for algo um pouco mais complexo que não será resolvido somente na primeira ação? Neste caso você tem em mãos um Projeto. Para o GTD, projeto é tudo aquilo que para ser finalizado necessita mais do que uma ação. Nesse caso, anote o nome do projeto na ficha PROJETOS. Essa ficha terá uma lista de todos os seus projetos ativos e será revisada no Dia 7 de nosso programa. 8. Volte ao passo 1 para continuar o processamento.

Processando e-mails

O processamento de e-mails segue a mesma dinâmica. Você vai trabalhando os e-mails (um por um) que estão na sua Caixa de Entrada, exatamente da mesma forma como fez com seus papéis.

Você anotará as ações nas Listas de Ações exatamente do modo indicado acima. A diferença no processamento dos e-mails está no que fazer com o e-mail uma vez processado. Para tal, crie duas pastas de e-mails:

Itens de ação: todos os e-mails que serão necessários para realizar alguma Próxima Ação deverão ficar nesta pasta. Uma vez executada a Próxima Ação, tire o e-mail desta pasta. Você poderá excluí-lo ou arquivá-lo em outra pasta.

Aguardando: todos os e-mails que estejam relacionados com algum item da ficha AGUARDANDO deverão ser guardados aqui.

Assim, se for necessário verificar novamente o assunto, utilize o email que está nesta pasta. Quando o assunto for resolvido tire o email desta pasta.

Execução

Nestes dias o seu desafio será seguir fielmente aquilo que está anotado no seu calendário. O seu calendário é seu maior compromisso. Nele você coloca tudo aquilo que tem uma data específica para ser realizado, inclusive os processamentos diários.

Portanto, concentração total no calendário. Faça tudo que está lá. E claro, não se esqueça de manter ativo o seu bloquinho de anotações, coletando tudo o que precisa ser feito. Depois você arranca as páginas e coloca-as na sua Caixa de Entrada para, no dia seguinte, processar (um por um) todos os itens que estão lá.

Digamos que no decorrer do seu dia você tenha um espaço no seu calendário, entre 14h e 16h, sem compromisso agendado. O que você vai fazer? Dependendo de onde estiver, você vai consultar suas Listas de Ação. Se você estiver no trabalho, vai consultar sua Lista de Ação @ESCRITÓRIO, para ver os itens que podem ser trabalhados nestas duas horas — e mãos à obra. Você vai checar suas listas de ação quando houver uma brecha no seu calendário. Força! Você está na fase mais difícil do GTD.

Revisão

Parabéns, você está perto da sua graduação! Espero que esteja conseguindo capturar tudo que vem à sua mente e que esteja ficando craque no Processamento e na Organização. Chegou a hora de revisar todo o seu sistema. Na revisão semanal vamos apertar todos os parafusos e correias do seu GTD, para que ele flua de modo harmonioso e tranquilo.

A revisão semanal é composta por uma sequência de passos que devem ser seguidos integralmente:

Recolha tudo, fique atualizado, seja criativo:

  1. Recolha papéis e outros materiais;
  2. Processe sua Caixa de Entrada;
  3. Esvazie sua mente;
  4. Revise suas Listas de Ação;
  5. Revise sua Agenda Passada;
  6. Revise sua Agenda Futura;
  7. Revise sua ficha AGUARDANDO;
  8. Revise sua ficha de Projetos;
  9. Revise sua ficha TALVEZ ALGUM DIA;
  10. Seja criativo e corajoso.
  11. Recolha papéis e outros materiais

Coloque na sua Caixa de Entrada todos os cartões de visita acumulados, recibos e outros papéis. Não esqueça nenhuma folha anotada em seu bloquinho. Tudo vai para a Caixa de Entrada.

  1. Processe sua Caixa de Entrada

Processe todos os papéis, anotações de reuniões, mensagens no seu correio de voz e e-mails. Se você conseguiu processar diariamente, terá pouca coisa para processar na revisão semanal.

  1. Esvazie sua mente

screva e processe todos os projetos que não foram capturados. Faça o mesmo procedimento para as fichas de Itens de ação, AGUARDANDO, TALVEZ ALGUM DIA etc. Dê uma boa vasculhada na sua cabeça, não deixe nada lá!

  1. Revise suas Listas de Ação

Agora você percorrerá todas as listas que começam por @, lista por lista. Reflita sobre cada item de cada lista. Dê baixa nas tarefas já concluídas. Revise procurando detectar outras ações que precisam ser registradas nas suas listas de ação.

  1. Revise sua Agenda Passada

Abra sua agenda e consulte a semana que passou. Percorra dia a dia verificando se todos os compromissos de fato ocorreram. Se algum foi desmarcado, verifique se precisará remarcá-lo. Verifique se sobrou alguma tarefa para você fazer em decorrência dos compromissos da semana que passou. O objetivo é não deixar nada para trás, capturando tudo. Procure itens de ação que ficaram “perdidos” e coloque-os no seu sistema atual.

  1. Revise sua Agenda Futura

Agora verifique a sua agenda para a próxima semana. Percorra-a dia a dia verificando tudo que ocorrerá na próxima semana. Verifique se há algum compromisso que precise de preparação prévia e nestes casos reserve um tempo com a devida antecedência. Se desejar, avance um pouco mais na sua agenda, para ter uma ideia de suas atividades nas duas ou três semanas seguintes. Capture os itens de ação que forem surgindo nesta revisão.

  1. Revise sua ficha AGUARDANDO

Chegou a hora de cobrar os “esquecidos” e de fazer o famoso “follow up”. Percorra sua lista AGUARDANDO e veja se precisa cobrar alguém novamente, dando baixa naquilo que já foi recebido.

  1. Revise sua ficha de Projetos

Avalie o status de cada projeto, metas e entregáveis. Certifique-se de que haja pelo menos um item de ação para cada projeto. Folheie os planos dos projetos e materiais de suporte para disparar novas ações ou dar baixas naquelas já feitas.

  1. Revise sua ficha TALVEZ ALGUM DIA

Verifique se chegou o momento de ativar algum projeto e transferi-lo para a lista PROJETOS. Exclua os itens que perderam o interesse.

  1. Seja criativo e corajoso

Você tem alguma nova ideia criativa para incluir no seu sistema? Ufa! Um trabalhão, não é?! Mas tenho certeza de que valeu o
esforço. Com a revisão semanal você garante que não está esquecendo nada e que sua próxima semana será produtiva.

Last modified: 06/06/2019